是，该规则并无区分本地客户与海外客户的纪录。
备存纪录规则
A. 總論
問1 : 海外客户的纪录是否属於该规则的管辖范围之内？
問2 : 假如中介人已替其有联繫实体备存根据该规则的规定须维持的纪录，该有联繫实体是否仍须另外保存一套纪录？
為了避免出现重叠，有联繫实体无须就此另外保存纪录。话虽如此，该有联繫实体仍须负责确保该规则的规定获得遵守。
問3 :
除了為遵守该规则之外，不再需要的文件是否仍需保留？
此举可能会抵触《个人资料(私隐)条例》，因為该条例禁止资料使用者於无需要的情况下仍备存个人资料。?
《个人资料(私隐)条例》第26条规定，凡资料使用者因某种原因而持有他人的个人资料，但当该等资料已属无需要时，该资料使用者便须删除该等资料，除非该删除是法律所禁止。由於该规则规定载有个人资料的纪录须备存一段指明期间，因此该规则属於禁止在该指明期间内删除有关资料的法例。
B. 紀錄的定義
問4 :
该规则规定中介人及有联繫实体须就客户所给予的任何授权╱指示备存纪录。
然而，部分这些由客户给予的授权(例如代存邮件的每年确认)，可能是透过电话作出的。既然“纪录”的定义内不包括电话谈话录音，中介人及有联繫实体又如何遵守该规则？
虽然该规则或《操守準则》没有订明应如何及以何种形式取得代存邮件安排的周年确认，但我们通常会建议取得客户的书面确认，或採取“当作续期程序”，以加强内部监控及提供更佳的审计线索。当发生争议时，此举对於保障商号及客户的权益来说是十分重要的。因為如果客户代存邮件的安排没有获得适当的授权及在妥善的监控下进行，便可能会使商号及其客户无法察觉客户帐户内的任何失当行為。
問5 : 与交易无关的文件，例如开支付款凭单及银行结单，是否属於“纪录”一词的定义范围之内？
是。只要该文件是需要用来解释中介人的业务运作及财务状况的，便不应将它们分為与交易有关或无关的。
C. 備存紀錄的規定
問6 : 客戶與就第4類受規管活动(就證券提供意見)及第6類受規管活动(就機構融資提供意見)獲發牌的中介人所簽署的授權協議，是否屬於一般紀錄備存規定所涵蓋的紀錄？
除其他事項外，該規則第3條規定中介人須備存紀錄，而該等紀錄須足以解釋其由任何受規管活动構成的業務的運作。該規則附表第2條亦規定須就中介人與客戶訂立的所有合約(包括與客戶的書面協議)備存紀錄。一般來說，我們認為與客戶簽署的授權協議屬於上述條文的涵蓋範圍之內。
問7 : 根據該規則，獲發牌或獲註冊進行第1類受規管活动的中介人是否需要備存由它訂立的包銷協議？
是。这些纪录需根据该规则第5条备存，以显示中介人所订立的所有包销交易及分包销交易的详情。
問8 : 由註册机构所提供的正常财务通融，是否属於该规则第7条中所述的适用於提供证券保证金融资以外的财务通融的中介人的特定纪录备存规定所涵盖的范围？
不是。根據《證券及期貨條例》第151(8)條，除了就其受規管活动所提供的財務通融，其它由註冊機構所提供的任何財務通融均不屬於該規則的管轄範圍。
D. 備存紀錄的格式
問9 : 备存纪录的格式是否有任何规定？纪录可否以电子形式备存？
根據一般原则，只要以電子形式備存的紀錄可以輕易地轉換成為書面形式，以電子形式備存紀錄是可以接受的。我們亦要求中介人設有所有必須的程序，以防止這些紀錄遭受到損毁、揑改、干擾及銷毁。
E. 紀錄保存期
問10 : 假如客户已去世或已取消其帐户，则有关的客户协议的规定纪录备存期是多久？
由於客户协议是中介人须根据该附表第2条备存的纪录的一部分，因此根据该规则第10条，该协议应备存至少7年。关於那些帐户持有人已去世或帐户已被取消的户口文件，7年的保留期是由紧接於户口结束前当日起计算。
問11 : 交易指令册及交易指令纪录是否只需备存2年？
根据该规则第10(产)条，显示中介人所收到或作出的所有命令及指示的纪录(例如所谓的盘纸、买卖飞仔或交易指令册)都必须保留不少於2年。
問12 : 假如客户的交易命令╱指示是透过传真或电邮收取的，则有关的电邮或传真的正本是否需要备存2年？
是，因為它们是该规则附表第1(诲)条所指需备存的纪录的一部分。
F. 就不遵守規則作出報告
問13 : 中介人是否需要在每次发生不遵守规则的情况(包括轻微的情况)时都向证监会作出报告？
是，為了保障投资者的利益，中介人必须就所有不遵守规则的情况通知监管者，不论不遵守规则的原因是甚麼或其是否严重。违例事件的严重程度需根据有关情况而进行评估。如发生任何违规情况，中介人便应立即通知证监会，以便本会可以评估事件的影响。
最後更新日期: 2003年3月17日