营业及存放纪录的处所

問1 :
若持牌法团将其部份后勤办公室职能（例如数据处理）外判予第叁方服务供应商，该持牌法团是否需要根据《证券及期货条例》第130条，就该服务供应商用作存放有关纪录及文件的处所，申请批准？若该服务供应商将持牌法团的部份纪录或文件存放於香港以外地方，应该怎样处理？

答:

证券及期货事务监察委员会（證監会）理解到，將後勤辦公室職能外判予第三方服務供應商，可能会牽涉有關紀錄或文件由第三方來存放的情況。

若持牌法团將《證券及期貨條例》或《打击洗钱及恐怖分子资金筹集條例》所規定的紀錄或文件（監管紀錄）只存放於第三方服務供應商，便須根據《證券及期貨條例》第130條就該服務供應商的處所取得批准。若持牌法团將有關文件的正本存放於其已獲批准的處所，而將有關的圖象紀錄或數據傳送予服務供應商處理（經處理的數據亦由該持牌法团保存）；或相同的電子紀錄或文件同時存放於該服務供應商的處所及該持牌法团的獲批准處所，則無需就該服務供應商的處所取得批准。

不论服务供应商用作存放纪录或文件的处所是位於香港或其他地方，以上规定同样适用。有关将纪录及文件存放於香港以外地方的处所的情况，请参阅问3。

证监会提醒持牌法团，它们须时刻将所有监管纪录存放於已根据《证券及期货条例》第130条获得证监会批准的处所的责任，无论如何都不会因為这些外判安排而有所改变。

证监会亦提醒持牌法团，它们有责任就有关的外判安排通知证监会，以遵守《证券及期货（发牌及註册）（资料）规则》的有关规定。

問2 :
持牌法团若设立新分行，是否需要根据《证券及期货条例》第130条，就每家分行的处所申请批准？

答:

如每家香港的分行办事处的处所均存放监管纪录，或可从该等处所取览监管纪录，你需要就每家分行办事处的处所寻求批准，即使有关持牌法团会将所有纪录由分行转交总行存放亦然，因為在某些期间内，部份纪录有可能只是存放於分行而非总行内。

問3 :
根据《证券及期货条例》第130条，持牌法团的某些纪录或文件必须存放在证监会批准的处所内。证监会会否根据《证券及期货条例》第130条批准将香港以外地方的处所用作上述用途？

答:

证监会的惯常做法，是不会根据《证券及期货条例》第130条批准将香港以外地方的处所用作存放监管纪录。

一般而言，证监会仅批准将位於香港的处所用作存放纪录或文件的用途，因為《证券及期货条例》第130条须与证监会在《证券及期货条例》第痴滨及痴滨滨滨部之下的相关权力、及持牌法团在存放他们的纪录方面的相关责任一併理解。举例而言，根据《证券及期货条例》第痴滨滨滨部，证监会有权进入处所查阅中介人的纪录，但如果处所是位於香港以外，证监会将不能行使该权力。此外，《证券及期货（备存纪录）规则》订明中介人需要存放的纪录，及该些纪录的存放必须可令审计得以便利地和妥善地进行。

证监会认為，假如香港以外地方的处所根据《证券及期货条例》第130条得以批准用作存放纪录或文件，则证监会上述的权力和责任将会被削弱。因此，除非是存放在电子数据储存供应商或持牌法团的联属公司的电子形式监管纪录，否则证监会坚持所有监管纪录均须存放在获批准的香港处所内。

若持牌法团只将电子监管纪录存放於数据中心，无论该数据中心是否位於香港，都必须根据《证券及期货条例》第130条获得证监会批准。此要求适用於持牌法团所委聘的电子数据储存供应商的数据中心，或联属公司所委聘的电子数据储存供应商的数据中心，以及联属公司本身的数据中心。有关批准须受根据《证券及期货条例》第403条施加的任何条件所规限，包括任何实物纪录或文件均须存放於获批准的香港处所的条件。

有关详情，请参阅日期為2019年10月31日以及日期為2020年12月10日有關外間電子數據儲存的使用的常见问题。

若电子数据储存供应商因保安或其他理由而没有披露其数据中心的地址，持牌法团应至少提供数据中心所处的司法管辖区，以取得证监会批准。同样地，若联属公司没有披露其数据中心或其委聘的电子数据储存供应商的数据中心的地址，持牌法团应至少提供该联属公司使用的处所的地址，以取得批准。

問4 :
证监会是否容许持牌法团在商务中心或与他人共用的办公室内经营业务，或者频密地更改办公室地点？

答:

《證券及期貨條例》及其相關規則並無訂明持牌法团必須在哪種類型的辦公室內經營業務。然而，有關法团選擇的營業處所必須適合其根據《證券及期貨條例》獲發牌進行的業務活动。

持牌法团須時刻確保其有適當的辦公室安排。這屬於持续责任，不遵守這項責任的人將引起證監会的關注，並可能導致證監会採取监管行动。

一般而言，证监会预期持牌法团在固定的处所经营业务，并不鼓励频密地更改办公室地点。

原则上，持牌法团應使其本身信納其佔用的營業處所是適當地安全的，且機密或非公開資料（例如股價敏感資料）及客戶私隱將得到充份保障，以致有關資料不会在未經授權的情況下遭取用或洩漏。

证监会不会将商务中心或与他人共用的办公室与其他类型的营业设施加以区分。然而，如出现以下因素，将意味着该处所很可能并不适合：

该处所没有一个安全、获适当地分隔、可以锁上、供该法团本身专用，以及可以安全地保管其业务纪录（特别是涉及客户的纪录）的办公室范围；
主要办公室设备及电讯系统安装之处并非位於保密及只有法团职员及获授权人员才能进入的封闭范围内；
没有或没有採取足够的措施防止客户因有其他商业机构存在於同一处所而感到混淆；
基於该法团的业务性质，其职员必须经常与客户在该商号的处所进行面对面的接洽或会晤，而且期间很可能会交换客户资料及指示，而该法团在上述会晤時要確保能將資料保密的話，会有實際困難；或
該法团並未確保有關人員凡進行正式的規管探訪（包括調查及視察）時必可進入其辦公室處所。

雖然證監会視上述因素為考慮持牌法团所佔用的營業處所的適當性或其他方面的主要關注事項，但以上並非已將所有因素巨細無遺地列出來，因為在某些情形下可能存在若干情況，導致出現特定的設置需要或規定。

持牌法团有持续责任預先考慮該等事宜，並確保其營業處所時刻適宜被用作有關用途。

最後更新日期: 2020年12月10日

我们使用肠辞辞办颈别蝉来改善网站性能和用户体验。如果你继续使用本网站及相关服务，则表示你同意其使用。详细了解我们的隐私政策声明。